Todos los caminos conducen a Roma. Pero.. ¿Llegaremos?

Todos los caminos conducen a Roma. Pero.. ¿Llegaremos?

Iniciar un proyecto, sea del tipo que sea, requiere mucho esfuerzo. En el caso de proyectos TIC, la primera elección consiste en qué herramienta debemos implantar y quién va a ser el implantador. Es tal el estrés que genera esa decisión que una vez se resuelve se suele dar un momento de respiro y relajación. Se asume que esa decisión da inicio a un proceso que, aunque se sabe complejo, llegará al éxito de manera natural. Se asume que bajo circunstancias normales, todos los caminos conducen a Roma.

Sin embargo, la realidad es que habitualmente el camino está lleno de baches, de desvíos y bifurcaciones con las que no contábamos. Incluso alguna tormenta.

La manera de sobreponerse a estos elementos, incluso de anticiparlos antes de que ocurran, suele provenir de la EXPERIENCIA y se basa en una GESTIÓN y ESTRATEGIA exquisitas. No suele haber una recomendación de manual sobre qué hacer en determinados casos. Una premisa clara: NUNCA se debe parar un proyecto. Hay demasiadas ilusiones, expectativas y recursos invertidos en ello.

A continuación, os relatamos tres casos que nos hemos encontrado como proveedores de consultoría y cómo los hemos solucionado:

  • El cliente no dispone de un Responsable, Sponsor o Jefe de Proyecto:

Sabéis que es importante tener un “sponsor” o “Jefe de Proyecto” desde el lado del cliente. Es la persona que coordina con su empresa todos los trabajos que los proveedores requerimos. Sin embargo, muchas veces este rol no existe, o el día a día no le permite realizar esas funciones convenientemente.

Por suerte, este riesgo se puede detectar en el momento de la definición del proyecto (analizando los perfiles existentes en el cliente), y entonces se puede incluir en el proyecto un extra de “Consultoría guiada”. Básicamente, el proveedor acaba asumiendo ese incremento de jornadas en gestión, coordinación de usuarios, formación individualizada, etc. Con el transcurso del proyecto, se deberá buscar continuamente revertir esta situación identificando a ese sponsor, aunque sea de manera parcial, ya que no es una situación mantenible indefinidamente.

  • Usuarios no involucrados:

Este sería el caso en que, además de no existir un responsable de proyecto, los usuarios se muestran muy poco interesados en el mismo.

Para este caso, la estrategia consiste en construir rápidamente una solución parcial (60-70% de la solución total), y forzar el arranque en Producción cuanto antes. Una vez los usuarios no tienen más remedio que utilizar la nueva herramienta, es cuando se aseguran de que funcione como requieren, con lo cual el proceso de Análisis, Diseño y Pruebas se hace en un entorno en Producción, y por tanto en tiempo récord. Desde el punto de vista del proveedor, es una maniobra delicada y hay que hilar muy fino para que se pueda ejecutar esta mejora récord, dimensionando los recursos adecuadamente.

  • Psicología, por favor !!!

Hay que entender que los proyectos tienen un componente psicológico muy importante. Al fin y al cabo, se trata de un grupo de personas que han de interactuar durante bastante tiempo, con muchos factores de presión: carga de trabajo, plazos, presupuestos, etc.

Obviar esto y no actuar en consonancia sería un fallo importante que puede acabar generando problemas. De manera que intentaremos que nuestros consultores y jefes de proyecto sean capaces de estar atentos y captar esas señales, planteando líneas de actuación al respecto, de la misma manera que se actúa en el plano técnico. Algunas actuaciones en este ámbito son:

  • “Mimar” especialmente a algunos usuarios para facilitarles la comprensión del proyecto y aportarles soluciones ad hoc. Ese esfuerzo tendrá una gran recompensa en el futuro.
  • Comunicar continuamente y por los medios adecuados: los mails son buenos como “prueba judicial”, pero una llamada telefónica acerca posturas y reconforta mucho más.
  • Incidir en los objetivos: Cuando estamos negociando sobre un requisito concreto, olvidamos que todo el proyecto tiene un objetivo mayor, que mejorará la vida profesional de todos los implicados. No nos olvidemos de recordárselo a todos los usuarios

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